Vorgänge und Handwerker
Jede Meldung wird ein Vorgang mit Ende.
Ob ein Mieter im Portal meldet, ein Gast den QR-Aushang im Treppenhaus scannt oder jemand anruft: In Lumis wird daraus ein Vorgang mit Status, Frist und Verantwortlichem. Handwerker erhalten einen Link, über den sie ein Angebot abgeben, einen Termin nennen und den Auftrag als erledigt melden, ohne eigenes Konto.
7 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten. Endet automatisch.
Kurz erklärt
Was ist ein Vorgang in der Hausverwaltung?
Ein Vorgang bündelt alles, was zu einem Anliegen gehört: die Meldung, Fotos, Rückfragen, den beauftragten Handwerker und den Abschluss. Er hat einen Status, eine Priorität, eine Frist und eine zuständige Person. So bleibt sichtbar, was offen ist, auch wenn jemand im Urlaub ist. Der Melder erfährt bei jedem Statuswechsel, wie es weitergeht.
- 7 Tage kostenlos
- Server in Deutschland
- DSGVO mit AVV
- Export jederzeit
- Läuft auf jedem Handy
Das Problem
Ein Schaden, fünf Notizzettel.
Meldungen kommen über das Telefon, per Mail und auf dem Flur. Wer gerade da ist, notiert sie irgendwo, und der Handwerker ruft dreimal an, bis er weiß, wohin er muss.
Bisher
- Anrufe auf Zetteln, Mails im Postfach verteilt
- Drei Mieter melden denselben Schaden, drei Aufträge drohen
- Handwerker brauchen Telefonate für Adresse, Ansprechpartner und Termin
- Melder fragen nach, weil sie keinen Stand bekommen
- Liegengebliebenes fällt erst bei der Beschwerde auf
Mit Lumis
- Jede Meldung ist ein Vorgang, egal über welchen Weg
- Mehrfachmeldungen werden zu einem Vorgang gebündelt
- Der Handwerker-Link enthält alles, was der Betrieb braucht
- Melder bekommen bei jedem Statuswechsel eine Nachricht
- Meldungen ohne Antwort seit 3 Werktagen stehen im Filter
So läuft es
Von der Meldung zum erledigten Auftrag.
Vier Schritte, alles im selben Vorgang.
- Meldung aufnehmenMeldungen aus dem Portal und über den QR-Aushang kommen direkt als Vorgang an. Anrufe und Mails legen Sie mit wenigen Angaben selbst an.
- EinordnenSie setzen Priorität, Frist und Verantwortlichen. Ist der Assistent freigeschaltet, schlägt er eine Einschätzung vor, etwa ob Sonder- oder Gemeinschaftseigentum betroffen ist.
- Angebot oder AuftragSie schicken dem Handwerker eine Angebotsanfrage oder direkt den Auftrag als Link. Er sieht vorher, worum es geht, und antwortet ohne Anmeldung.
- AbschließenTermin und Erledigt meldet der Betrieb über denselben Link, der Verlauf steht im Vorgang. Der Melder erfährt, dass der Schaden behoben ist.
Im Detail
Was ein Vorgang für Sie festhält.
QR-Aushang im Treppenhaus
Wer den Code im Hausflur scannt, meldet einen Schaden ohne Anmeldung, die Adresse ist schon dabei.
Handwerker-Link ohne Konto
Der Betrieb gibt ein Angebot ab, nimmt den Auftrag an, nennt einen Termin und meldet erledigt, alles über einen Link.
Einschätzung durch den Assistenten
Nur wenn der Inhaber den Assistenten freigeschaltet hat, schlägt er Dringlichkeit und Zuständigkeit vor. Entscheiden tun Sie.
Intern oder für den Melder
Kommentare markieren Sie als intern oder als sichtbar für den Melder, so bleibt die Abstimmung im Team unter sich.
Überblick behalten
Liste oder Kanban-Ansicht, gefiltert nach Objekt, Status oder Verantwortlichem.
im Monat bis 50 Einheiten, alle Funktionen inklusive. Einführungspreis bis 31.07.2027, für Gründerkunden dauerhaft.
Preis berechnenIm Vergleich
Schäden bearbeiten: Notizzettel oder Lumis
| Aufgabe | Mit Lumis | Bisher |
|---|---|---|
| Meldung aufnehmen | Portal, QR-Aushang, Mail oder Telefon als Vorgang | Zettel, Postfach und Gedächtnis |
| Doppelte Meldungen | zu einem Vorgang gebündelt | mehrere Aufträge möglich |
| Handwerker beauftragen | Link ohne Konto mit allen Angaben | Telefon und Mail hin und her |
| Stand für den Melder | Nachricht bei jedem Statuswechsel | Rückfrage per Anruf |
| Liegengebliebenes | Filter für 3 Werktage ohne Antwort | fällt bei Beschwerde auf |
| Nachweis | kompletter Verlauf im Vorgang | verstreute Notizen |
Beispiel aus dem Alltag
Beispiel: kalte Heizung an einem Montag
Am Montagmorgen meldet ein Mieter der Brückenstraße 3 im Portal, dass die Heizung im Bad kalt bleibt, mit Foto vom Thermostat. Die Sachbearbeiterin setzt die Priorität hoch und schickt dem Installateur eine Angebotsanfrage per Link. Am Mittwoch gibt der Betrieb 380,00 € an, die Verwaltung beauftragt ihn, der Termin steht kurz darauf im Vorgang. Der Mieter bekommt bei jedem Schritt eine Nachricht und muss nicht nachfragen.
Häufige Fragen
Rund um Vorgänge und Handwerker
Brauchen Handwerker ein Konto bei Lumis?
Nein. Sie bekommen einen Link, über den sie Angebot, Annahme, Termin und Erledigt melden. Alles landet im Verlauf des Vorgangs.
Wie funktioniert der QR-Aushang?
Sie drucken für ein Objekt einen Aushang mit QR-Code aus. Wer ihn scannt, meldet einen Schaden ohne Anmeldung, die Adresse ist schon zugeordnet.
Entscheidet die KI über Aufträge?
Nein. Die Einschätzung ist ein Vorschlag und erscheint nur, wenn der Inhaber den Assistenten freigeschaltet hat. Beauftragt wird immer von einem Menschen.
Was passiert, wenn mehrere Mieter denselben Schaden melden?
Lumis bündelt die Meldungen zu einem Vorgang. So entsteht nur ein Auftrag, und niemand bearbeitet denselben Schaden zweimal.
Kann ein Beschluss einen Vorgang auslösen?
Ja. Wird in der Versammlung zum Beispiel eine Reparatur beschlossen, steht der Auftrag danach als Vorgang bereit.
Gibt es einen Notfallhinweis?
Ja. Bei der Meldung im Portal fragt eine Notfall-Weiche nach, ob es dringend ist, und zeigt dann den hinterlegten Notdienst.
