Abrechnungsfrist verpasst: Was jetzt noch geht

Der 31. Dezember ist durch, die Abrechnung für das Vorjahr liegt noch als halbfertige Datei auf dem Server. Das passiert in jeder Verwaltung einmal – meist nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil ein Messdienst zu spät geliefert hat, eine Mitarbeiterin ausgefallen ist oder ein Objekt beim Übergang von der Vorverwaltung durchgerutscht ist.

Die gute Nachricht: Verloren ist nicht alles. Die schlechte: Was verloren ist, holen Sie nicht zurück. Entscheidend ist jetzt, schnell zu trennen – welche Einheiten hätten nachgezahlt, welche bekommen Geld, und wo greift ausnahmsweise doch noch eine Nachforderung.

Was die Zwölfmonatsfrist genau bedeutet

§ 556 Abs. 3 BGB gibt Ihnen zwölf Monate ab Ende des Abrechnungszeitraums. Für das Kalenderjahr 2025 heißt das: Die Abrechnung muss dem Mieter bis zum 31.12.2026 zugegangen sein. Für ein abweichendes Wirtschaftsjahr vom 1. Juli bis 30. Juni endet die Frist am 30. Juni des Folgejahres.

Läuft die Frist ab, ist die Nachforderung ausgeschlossen. Nicht verjährt, nicht gestundet – ausgeschlossen. Der Mieter muss sich nicht darauf berufen, das Gericht prüft es von Amts wegen. Eine Abrechnung, die Sie im Februar nachschieben, erzeugt keine Zahlungspflicht mehr.

Für Sie ist die Frist damit eine harte Kante im Kalender, keine Soll-Vorgabe. Wer am 28. Dezember noch Belege sortiert, hat die Frist faktisch schon verloren, weil der Zugang nicht mehr sicher zu schaffen ist.

Was Sie trotz abgelaufener Frist noch tun müssen und dürfen

Der häufigste Irrtum: „Frist vorbei, dann lasse ich es eben.“ Das ist falsch und wird teuer. Die Abrechnungspflicht besteht weiter. Der Mieter kann die Abrechnung einklagen, und er darf laufende Vorauszahlungen zurückbehalten, solange sie fehlt. Bei zwölf Einheiten mit je 180 Euro Vorauszahlung sind das 2.160 Euro Liquidität pro Monat, die Ihnen fehlen – im Mietkonto des Eigentümers.

Konkret gilt nach Fristablauf:

• Guthaben müssen Sie abrechnen und auszahlen. Der Ausschluss wirkt nur gegen Ihre Nachforderung, nicht gegen den Anspruch des Mieters.
• Die Abrechnung selbst müssen Sie vollständig und prüffähig erstellen – mit allen Kostenarten, auch denen, die zu einer Nachzahlung geführt hätten.
• Die Vorauszahlungen dürfen Sie erst anpassen, wenn abgerechnet ist (§ 560 Abs. 4 BGB). Ohne Abrechnung keine Erhöhung der Vorauszahlung.
• Zahlt ein Mieter die Nachforderung freiwillig, weil er die Frist nicht kennt, kann er das Geld zurückverlangen. Rechnen Sie nicht damit, es behalten zu dürfen.
• Korrekturen zugunsten des Mieters bleiben jederzeit möglich. Fällt Ihnen im März auf, dass Sie 600 Euro zu viel umgelegt haben, müssen Sie das erstatten.

Praktisch bedeutet das: Sie erstellen die Abrechnung ganz normal, weisen das Ergebnis aus und setzen die Nachforderung auf null – mit einem klaren Satz im Anschreiben, dass wegen Ablaufs der Abrechnungsfrist keine Nachzahlung verlangt wird. Das vermeidet Rückfragen, Widersprüche und den Vorwurf, Sie hätten es versucht.

Die Ausnahme: Wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben

§ 556 Abs. 3 BGB lässt eine Tür offen: Hat der Vermieter die verspätete Abrechnung nicht zu vertreten, bleibt die Nachforderung möglich. Diese Tür ist schmaler, als viele hoffen.

Anerkannt wird typischerweise, dass eine Behörde oder ein Dritter liefert, auf den Sie keinen Einfluss haben – etwa ein Grundsteuerbescheid, der erst im Folgejahr rückwirkend ergeht, oder eine Abrechnung des Fernwärmeversorgers, die trotz Mahnung ausbleibt. Nicht anerkannt wird dagegen Ihre eigene Organisation: Personalausfall, Softwareumstellung, Verwalterwechsel, ein Messdienst, den Sie zu spät beauftragt haben. Das Verschulden Ihrer Dienstleister müssen Sie sich zurechnen lassen.

Wichtig ist außerdem: Die Ausnahme rettet nicht die ganze Abrechnung, sondern nur die betroffene Position. Wenn der Grundsteuerbescheid spät kommt, dürfen Sie die Grundsteuer nachträglich geltend machen – die übrigen Kosten bleiben ausgeschlossen. Und Sie müssen zügig handeln, sobald Sie die Information haben. Als Richtschnur hat sich ein Zeitraum von drei Monaten ab Kenntnis etabliert. Wer den Bescheid im Februar erhält und im November abrechnet, verliert auch diese Position.

Dokumentieren Sie den Hinderungsgrund, solange er frisch ist: Datum des Bescheids, Mahnschreiben an den Versorger, Eingangsstempel. Im Streit müssen Sie beweisen, dass Sie nichts dafür konnten.

Wie Sie den Zugang beweisen – und warum das oft der eigentliche Streitpunkt ist

Viele Fälle scheitern nicht daran, dass zu spät abgerechnet wurde, sondern daran, dass sich der rechtzeitige Zugang nicht belegen lässt. Der Mieter sagt schlicht: nie bekommen. Dann sind Sie in der Beweislast.

Ein Einwurf-Einschreiben für alle Einheiten ist teuer und im Dezember logistisch schwierig. Praktikabler ist eine Kombination: dokumentierter Postausgang mit Datum und Empfänger, zusätzlich Bereitstellung im Mieterportal mit Lesebestätigung. Wer die Abrechnung persönlich einwirft, lässt sich das von einem zweiten Mitarbeiter mit Datum bestätigen.

Eine reine E-Mail reicht nur, wenn der Mietvertrag oder eine Vereinbarung die elektronische Übermittlung zulässt – und auch dann müssen Sie den Zugang belegen können. Ein Zustellprotokoll des Portals ist dafür belastbarer als ein Sendeordner.

In der WEG gelten andere Regeln – aber kein Freibrief

Die Zwölfmonatsfrist des § 556 Abs. 3 BGB gilt für Mietverhältnisse. Für die Jahresabrechnung der Wohnungseigentümergemeinschaft gibt es keine entsprechende Ausschlussfrist. Nachschüsse werden erst mit dem Beschluss der Eigentümer nach § 28 Abs. 2 WEG fällig. Eine Abrechnung für 2025, die erst im Herbst 2026 beschlossen wird, bleibt also durchsetzbar.

Trotzdem ist Verzögerung hier kein Kavaliersdelikt. Die Jahresabrechnung ist eine Kernpflicht der Verwaltung. Bleibt sie aus, drohen Druck aus dem Beirat, Anträge auf Einberufung einer Versammlung und im Extremfall Abberufung oder Schadensersatz. Auch die Verjährung läuft: Ansprüche verjähren regelmäßig in drei Jahren ab Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind.

Heikel wird es bei vermieteten Eigentumswohnungen. Der Eigentümer kann seinem Mieter nur dann fristgerecht abrechnen, wenn er die Zahlen rechtzeitig hat. Liefern Sie als WEG-Verwaltung die Einzelabrechnung erst im November, bringen Sie den vermietenden Eigentümer in Bedrängnis – und sich selbst in die Diskussion über Schadensersatz für die ausgeschlossene Nachforderung. Stellen Sie Einzelabrechnungen deshalb früh bereit, auch vor dem Beschluss, und kennzeichnen Sie sie als vorläufig.

Sofortprogramm: Was Sie in den nächsten sieben Tagen abarbeiten

Wenn die Frist für ein Objekt gerissen ist, hilft nur noch Schadensbegrenzung – geordnet und schnell.

1. Betroffene Objekte und Einheiten listen: Für welche Abrechnungszeiträume ist die Frist abgelaufen, für welche läuft sie noch?
2. Ergebnis je Einheit überschlagen: Guthaben oder Nachzahlung? Nur so wissen Sie, wie groß der Schaden wirklich ist.
3. Positionen prüfen, die auf Dritte zurückgehen: Grundsteuerbescheid, Fernwärme, Wasserversorger. Eingangsdaten dokumentieren.
4. Abrechnung fertigstellen und zustellen – vollständig, mit Null-Nachforderung bei ausgeschlossenen Beträgen und sauber begründeter Position bei der Ausnahme.
5. Guthaben zügig auszahlen, nicht mit künftigen Forderungen verrechnen, ohne das zu erklären.
6. Vorauszahlungen erst nach Zustellung anpassen – rückwirkend geht das nicht.
7. Eigentümer informieren, bevor er es vom Mieter erfährt. Ein sachlicher Brief mit Zahlen ist besser als eine Entschuldigung ohne Zahlen.
8. Ursache festhalten: Woran lag es konkret? Diese Notiz ist die Grundlage dafür, dass es nicht wieder passiert.

Wenn ein Mieter daraufhin widerspricht oder Belegeinsicht verlangt, behandeln Sie das wie jeden anderen Einwand – zum Umgang mit Widersprüchen gibt es im Ratgeber einen eigenen Beitrag.

So sichern Sie die nächste Frist ab

Die meisten Fristversäumnisse entstehen nicht im Dezember, sondern im Mai – wenn niemand den Messdienst anmahnt. Ein belastbarer Abrechnungslauf braucht feste Termine, nicht guten Willen.

Vier Termine, die im Kalender stehen sollten

• Ende Februar: Belege des Vorjahres vollständig gebucht, offene Rechnungen angemahnt.
• Ende April: Messdienst-Daten angefordert und Eingang kontrolliert, Zählerstände geprüft.
• Ende August: Entwürfe aller Abrechnungen fertig, Plausibilitätsprüfung gegen das Vorjahr.
• Ende Oktober: Versand abgeschlossen, Zugang dokumentiert. Der November bleibt Puffer.

Wer den Versand auf Oktober legt, hat zwei Monate Reserve für Krankheit, Nachlieferungen und Korrekturen. Wer ihn auf Dezember legt, hat keine. Das ist der ganze Unterschied zwischen einer Verwaltung, die Fristen hält, und einer, die jedes Jahr zittert.

Hilfreich ist außerdem eine schlichte Übersicht, die pro Objekt zeigt: Abrechnungszeitraum, Status, Fristende, Versanddatum. Solange diese Information in drei Köpfen und zwei Tabellen liegt, fällt irgendwann ein Objekt heraus – meist das kleine, das neu dazugekommen ist.

Dieser Beitrag gibt eine allgemeine Orientierung für die Praxis und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Streitfällen, insbesondere bei strittigen Nachforderungen oder Haftungsfragen, lassen Sie den Einzelfall anwaltlich prüfen.