Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan in der WEG richtig aufstellen

Im Frühjahr liegt in vielen Verwaltungen derselbe Stapel auf dem Tisch: Jahresabrechnung fürs Vorjahr, Wirtschaftsplan fürs laufende Jahr, dazu die Einladung zur Versammlung. Auf der Tagesordnung steht dann oft noch „Genehmigung der Jahresabrechnung“. Diese Formulierung stammt aus dem alten Recht. Seit dem 01.12.2020 wird über etwas anderes abgestimmt, und das hat Folgen dafür, welche Fehler eine Anfechtung noch tragen.

Dieser Beitrag geht die Pflichten nach § 28 WEG der Reihe nach durch: Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht, Prüfung durch den Beirat, Einsicht und Anfechtung. Am Ende stehen die häufigsten Fehler und ein Blick auf den größten Kostenblock, Heizung und Warmwasser. Stand ist der 12.11.2026.

Was seit dem WEMoG beschlossen wird

Mit dem Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG) ist § 28 WEG zum 01.12.2020 neu gefasst worden. Die Eigentümer beschließen seitdem über die Vorschüsse zur Kostentragung und zu den Rücklagen (§ 28 Abs. 1 WEG) und nach Ablauf des Jahres über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse (§ 28 Abs. 2 WEG). Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung muss der Verwalter „zu diesem Zweck“ aufstellen. Sie sind die Rechengrundlage, aber nicht mehr selbst Gegenstand der Abstimmung.

Der BGH hat das mehrfach bestätigt. Das Zahlenwerk dient nur noch der Vorbereitung des Beschlusses, beschlossen wird die sogenannte Abrechnungsspitze, also der Betrag, um den die Kosten eines Eigentümers von seinen Soll-Vorschüssen abweichen (Urteil vom 20.09.2024, V ZR 195/23). Steht auf der Tagesordnung trotzdem „Genehmigung der Gesamtabrechnung“, legt der BGH den Beschluss als Beschluss über Nachschüsse und Anpassungen aus (Beschluss vom 19.07.2024, V ZR 102/23). Sicherer ist es, den Beschlussantrag gleich so zu formulieren, wie das Gesetz ihn vorsieht.

Der Wirtschaftsplan: Vorschüsse für ein Kalenderjahr

Der Verwalter stellt den Wirtschaftsplan jeweils für ein Kalenderjahr auf (§ 28 Abs. 1 Satz 2 WEG). Er enthält die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben und leitet daraus die Vorschüsse ab, die jeder Eigentümer als Hausgeld zahlt. Verteilt wird nach Miteigentumsanteilen, soweit Gemeinschaftsordnung oder ein Beschluss nach § 16 Abs. 2 WEG nichts anderes bestimmen. In einen vollständigen Plan gehören:

• Gesamtwirtschaftsplan mit allen erwarteten Kosten, etwa Heizung, Wasser, Allgemeinstrom, Versicherung, Hausmeister und Verwaltervergütung.
• Einzelwirtschaftspläne je Einheit mit dem jeweiligen Verteilerschlüssel und dem monatlichen Vorschuss.
• Die Zuführung zur Erhaltungsrücklage als eigener Vorschuss, denn § 28 Abs. 1 WEG nennt die Rücklagen ausdrücklich.
• Erwartete Einnahmen der Gemeinschaft, zum Beispiel aus vermieteten Stellplätzen.

Die Erhaltungsrücklage muss angemessen sein (§ 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG). Eine feste Formel dafür gibt das Gesetz nicht vor. Legen Sie deshalb den Zustand des Hauses und die absehbaren Maßnahmen zugrunde, etwa Dach, Fenster oder Heizung. Wann die Vorschüsse fällig werden und wie sie zu zahlen sind, können die Eigentümer nach § 28 Abs. 3 WEG gesondert beschließen.

Die Jahresabrechnung: Grundlage für die Abrechnungsspitze

Nach Ablauf des Kalenderjahres stellt der Verwalter die Abrechnung über den Wirtschaftsplan auf, die Jahresabrechnung (§ 28 Abs. 2 Satz 2 WEG). Sie enthält die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben. Eine Frist für die Aufstellung nennt das Gesetz nicht. In der Praxis muss sie aber vor der ordentlichen Versammlung fertig sein, und die beruft der Verwalter mindestens einmal im Jahr ein (§ 24 Abs. 1 WEG), mit einer Ladungsfrist von in der Regel mindestens 3 Wochen (§ 24 Abs. 4 WEG).

Bei den Heizkosten weichen Gesamt- und Einzelabrechnung zwangsläufig voneinander ab. Die Heizkostenverordnung gilt auch für Wohnungseigentum, selbst wenn Gemeinschaftsordnung oder Beschlüsse etwas anderes regeln (§ 3 HeizkostenV). Mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Heizkosten sind nach Verbrauch zu verteilen (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV). Der BGH hat schon am 17.02.2012 entschieden (V ZR 251/10), dass die Gesamtabrechnung alle im Jahr tatsächlich geleisteten Zahlungen an den Versorger zeigt, die Einzelabrechnungen aber nach dem tatsächlich verbrauchten Brennstoff verteilen. Die Differenz muss der Verwalter verständlich erläutern.

Der Vermögensbericht gehört dazu

Neu seit 2020 ist der Vermögensbericht (§ 28 Abs. 4 WEG). Der Verwalter erstellt ihn nach Ablauf jedes Kalenderjahres. Er enthält den Stand der Rücklagen und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens, zum Beispiel Bankguthaben oder offene Forderungen der Gemeinschaft. Jeder Eigentümer bekommt ihn zur Verfügung gestellt. Einen Beschluss über den Vermögensbericht sieht das Gesetz nicht vor. Am einfachsten verschicken Sie ihn zusammen mit der Jahresabrechnung.

Prüfung durch den Beirat und Einsicht der Eigentümer

Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung sollen vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit seiner Stellungnahme versehen werden, bevor die Eigentümer beschließen (§ 29 Abs. 2 Satz 2 WEG). Es ist eine Soll-Vorschrift, sie hat aber praktischen Wert: Ein Beirat, der die Belege gesehen hat, beantwortet in der Versammlung viele Fragen, bevor sie gestellt werden. Planen Sie die Prüfung deshalb vor dem Versand der Einladung ein, damit die Stellungnahme mitgeschickt werden kann.

Unabhängig vom Beirat kann jeder Eigentümer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG). Der Anspruch richtet sich gegen die Gemeinschaft, erfüllt wird er vom Verwalter. Eine Belegeinsicht gehört also zum Alltag und ist kein Misstrauensvotum. Wer Belege und Kontoauszüge je Objekt geordnet ablegt, ist mit einem Termin durch.

Anfechtung: 1 Monat Frist, nur betragsrelevante Fehler

Wer den Beschluss über Nachschüsse oder Anpassungen angreifen will, muss die Anfechtungsklage innerhalb von 1 Monat nach der Beschlussfassung erheben und innerhalb von 2 Monaten begründen (§ 45 WEG). Die Klage richtet sich gegen die Gemeinschaft, nicht gegen den Verwalter (§ 44 Abs. 2 WEG). Der Verwalter muss die Eigentümer unverzüglich informieren, wenn eine Klage erhoben wird.

Seit dem Urteil vom 20.09.2024 ist klar, dass nur Fehler zählen, die sich auf die Abrechnungsspitze auswirken. Eine unübersichtliche Darstellung oder eine fehlende Erläuterung reicht nicht. Der Eigentümer hat dann aber einen Anspruch darauf, dass die Abrechnung korrigiert wird. Betrifft der Fehler nur eine abgrenzbare Position, kann das Gericht den Beschluss auch nur teilweise für ungültig erklären (BGH, 11.04.2025, V ZR 96/24).

Typische Fehler bei Abrechnung und Plan

• Beschlussantrag lautet noch auf „Genehmigung der Jahresabrechnung“ statt auf Nachschüsse und Anpassung der Vorschüsse.
• Ausgaben, die aus der Erhaltungsrücklage bezahlt wurden, erscheinen zusätzlich als Kosten in den Einzelabrechnungen.
• Heizkosten werden nach den Abschlagszahlungen an den Versorger verteilt statt nach dem erfassten Verbrauch.
• Der Vermögensbericht fehlt oder enthält nur den Kontostand ohne Rücklagen und offene Forderungen.
• Im Wirtschaftsplan fehlt der Vorschuss zur Erhaltungsrücklage, oder er wurde seit Jahren nicht an den Zustand des Hauses angepasst.
• Der Gegenstand des Beschlusses ist in der Einladung nicht bezeichnet (§ 23 Abs. 2 WEG).
• Der Beirat bekommt die Unterlagen erst so spät, dass seine Stellungnahme nicht mehr mit der Einladung verschickt werden kann.

Energie und Heizung: der größte Posten im Plan

Wer am Wirtschaftsplan sparen will, schaut zuerst auf Heizung und Warmwasser. Nach dem Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbunds für das Abrechnungsjahr 2024 lagen die Betriebskosten im Schnitt bei 2,67 Euro je Quadratmeter und Monat. Davon entfielen 1,32 Euro auf Heizung und Warmwasser, also knapp die Hälfte. Die Zahlen beziehen sich auf Mietwohnungen, die Größenordnung zeigt aber, wo im Hausgeld das meiste Geld steckt.

Prüfen Sie deshalb vor jedem neuen Plan die Energieverträge der Gemeinschaft: Laufzeit, Kündigungsfrist, Preis je Kilowattstunde und Grundpreis. Ein Vertrag, der unbemerkt ausläuft, kann die Gemeinschaft in die Grundversorgung bringen, und auch der Allgemeinstrom für Treppenhaus, Aufzug und Pumpen gehört auf die Liste. Rechnen Sie die Vorschüsse mit dem letzten tatsächlichen Verbrauch und den aktuellen Vertragspreisen und schreiben Sie nicht einfach den Vorjahresplan fort. Wie Eigentümer selbst ihr Hausgeld und den Wirtschaftsplan prüfen, erklärt der Ratgeber von Dandler Immobilien unter dandler-immobilien.de/ratgeber/hausgeld-wirtschaftsplan-pruefen.

Ablauf von der Abrechnung bis zum Beschluss

1. Konten und Belege des Vorjahres abschließen, Messdienst-Daten für die Heizkosten einholen.
2. Jahresabrechnung mit Gesamt- und Einzelabrechnungen aufstellen, Rücklagenentnahmen gesondert ausweisen.
3. Vermögensbericht mit Stand der Rücklagen und wesentlichem Gemeinschaftsvermögen erstellen.
4. Wirtschaftsplan für das laufende Jahr aufstellen, Energieverträge und Rücklagenbedarf dabei prüfen.
5. Unterlagen dem Verwaltungsbeirat zur Prüfung geben und seine Stellungnahme einholen.
6. Einladung mit ausformulierten Beschlussanträgen zu Nachschüssen, Anpassungen und Vorschüssen versenden.
7. Nach der Versammlung Beschlüsse in die Beschluss-Sammlung eintragen und die Anfechtungsfrist von 1 Monat notieren.

Dieser Beitrag gibt eine allgemeine Orientierung für die Praxis der WEG-Verwaltung und ersetzt keine Rechtsberatung. Gemeinschaftsordnungen, Altbeschlüsse und die Rechtsprechung im Einzelfall können zu abweichenden Ergebnissen führen. Quellen: Wohnungseigentumsgesetz (§§ 16, 18, 19, 23, 24, 28, 29, 44, 45) und Heizkostenverordnung (§§ 3, 7) in der am 12.11.2026 abgerufenen Fassung, BGH-Urteile vom 17.02.2012 (V ZR 251/10), 20.09.2024 (V ZR 195/23) und 11.04.2025 (V ZR 96/24), BGH-Beschluss vom 19.07.2024 (V ZR 102/23) sowie der Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbunds für das Abrechnungsjahr 2024.