Strom- und Gasanbieter fürs ganze Objekt wechseln: Schritt für Schritt

Allgemeinstrom im Treppenhaus, Gas für die Zentralheizung, Strom für Aufzug, Tiefgaragentor und Wärmepumpe: In jedem Objekt hängen mehrere Lieferverträge, die Sie als Verwaltung abschließen und die später über die Betriebskosten auf die Mieter umgelegt werden. Genau diese Verträge laufen in vielen Beständen seit Jahren unbeachtet weiter — oft in der Grundversorgung, oft zu Preisen, die deutlich über dem liegen, was am Markt zu haben ist.

Ein Wechsel ist technisch simpel. Was ihn in der Praxis aufhält, sind fehlende Zählernummern, unklare Kündigungsfristen und Objekte, deren Vertragsstatus niemand im Kopf hat. Diese Anleitung geht den Prozess in acht Schritten durch — von der Bestandsaufnahme bis zur sauberen Doku für die nächste Abrechnung.

Was Sie als Verwaltung überhaupt wechseln dürfen

Trennen Sie zuerst sauber zwischen zwei Welten. Die Mieterverträge in den einzelnen Wohnungen gehen Sie nichts an — der Mieter ist dort selbst Vertragspartner und wechselt selbst. Ihre Baustelle sind die Verträge, bei denen der Eigentümer oder die WEG Vertragspartner ist.

• Allgemeinstrom: Treppenhausbeleuchtung, Außenbeleuchtung, Klingelanlage, Aufzug, Tiefgaragentor, Pumpen
• Heizgas oder Heizöl für eine Zentralheizung
• Strom für Wärmepumpe oder Heizstab, häufig über einen separaten Zähler
• Strom für Waschküche, Gemeinschaftsräume, Ladepunkte, Photovoltaik-Nebenanlagen
• Leerstandsversorgung: Zähler, die bei Auszug auf die Verwaltung zurückfallen

Bei vermieteten Objekten entscheidet in der Regel der Eigentümer, bei einer WEG die Gemeinschaft beziehungsweise der Verwalter im Rahmen seiner Verwaltervollmacht. Prüfen Sie im Verwaltervertrag, bis zu welchem Betrag Sie ohne Beschluss handeln dürfen. Bei Energielieferverträgen mit überschaubarer Jahressumme ist das meist unproblematisch, bei großen Heizgasmengen holen Sie sich besser eine Freigabe.

Schritt 1: Bestandsaufnahme aller Zähler und Verträge

Ohne vollständige Zählerliste wird jeder Wechsel zur Rückfrageschleife. Legen Sie pro Objekt eine Übersicht an, die für jeden Zähler mindestens diese Angaben enthält:

1. Objektadresse mit exakter Bezeichnung der Verbrauchsstelle (zum Beispiel „Hinterhaus, Zähler Aufzug“)
2. Marktlokations-ID (elfstellig) oder ersatzweise Zählernummer
3. Zählpunktbezeichnung, falls vorhanden (beginnt mit DE und hat 33 Stellen)
4. Aktueller Lieferant, Kundennummer und Vertragskontonummer
5. Vertragsart: Grundversorgung oder Sondervertrag
6. Laufzeitende und Kündigungsfrist
7. Jahresverbrauch in kWh laut letzter Jahresrechnung
8. Aktueller Abschlag und Arbeitspreis in Cent pro kWh sowie Grundpreis pro Jahr

Die Marktlokations-ID finden Sie auf jeder Jahresrechnung und auf der Netznutzungsabrechnung. Sie ist das entscheidende Feld: Über sie identifiziert der Netzbetreiber die Verbrauchsstelle eindeutig. Wenn Sie nur die Zählernummer haben, geht der Wechsel meist trotzdem, dauert aber länger, weil eine manuelle Zuordnung nötig wird.

Rechnen Sie bei einem Bestand von 30 Objekten mit 60 bis 100 Zählern, die Ihnen gehören. Diese Liste einmal sauber aufzubauen, kostet einen Tag. Sie ist danach die Grundlage für jeden künftigen Wechsel, für die Abrechnung und für jede Rückfrage des Eigentümers.

Schritt 2: Fristen prüfen und den Wechseltermin festlegen

Der Wechseltermin ergibt sich nicht aus Ihrem Wunsch, sondern aus dem Altvertrag. Drei Konstellationen kommen vor:

In der Grundversorgung sind Sie flexibel. Grundversorgungsverträge lassen sich mit zwei Wochen zum Monatsende kündigen. Wenn ein Zähler in der Grundversorgung hängt, können Sie praktisch sofort wechseln — und sollten es auch, weil die Grundversorgung fast nie der günstigste Tarif ist.

Bei Sonderverträgen mit Laufzeit gilt das vereinbarte Ende. Üblich sind zwölf oder 24 Monate mit einer Kündigungsfrist von vier Wochen bis drei Monaten. Verpassen Sie die Frist, verlängert sich der Vertrag — bei Neuverträgen meist um zwölf Monate, was bei fallenden Preisen richtig teuer wird.

Ein Sonderfall ist die Preisanpassung. Erhöht der Versorger den Arbeits- oder Grundpreis, haben Sie ein Sonderkündigungsrecht zum Wirksamwerden der Erhöhung. Diese Schreiben kommen mit sechs Wochen Vorlauf und landen oft ungelesen in der Ablage. Legen Sie dafür eine feste Prüfroutine an — es ist der einfachste Weg aus einem schlechten Vertrag.

Schritt 3: Objekte bündeln statt einzeln wechseln

Jeder Zähler einzeln ist Kleinvieh. Gebündelt werden daraus Mengen, für die Versorger kalkulieren. Sortieren Sie Ihre Zählerliste nach Vertragsende und bilden Sie Gruppen — etwa alle Allgemeinstromzähler, deren Vertrag zum 31.12. endet, und alle Gaszähler zum 30.06.

Zwei Dinge sind dabei wichtig. Erstens: Bündeln geht nur über Zähler desselben Eigentümers oder derselben WEG, sonst haben Sie Vertragspartner-Chaos. Zweitens: Lieferstellen mit Lastgangmessung (in der Regel ab 100.000 kWh Jahresverbrauch) werden separat kalkuliert und gehören nicht in ein Standardlastprofil-Bündel.

Wo Verträge nicht gleichzeitig enden, hilft eine Übergangsstrategie: Einen Zähler kurzzeitig in die Grundversorgung laufen zu lassen, um ihn danach mit der Gruppe zusammenzuführen, kostet ein paar Wochen Mehrpreis — spart aber langfristig Verwaltungsaufwand. Rechnen Sie das durch, bevor Sie es tun.

Schritt 4: Angebote einholen und richtig vergleichen

Fordern Sie Angebote immer mit derselben Verbrauchsmenge, demselben Lieferbeginn und derselben Laufzeit an. Sonst vergleichen Sie Äpfel mit Birnen. Achten Sie auf diese Punkte:

• Arbeitspreis in Cent pro kWh netto und brutto — Gewerbeangebote werden netto ausgewiesen
• Grundpreis pro Jahr und Zähler: Bei vielen kleinen Allgemeinstromzählern entscheidet er mehr als der Arbeitspreis
• Preisgarantie: Vollgarantie, eingeschränkte Garantie oder nur Energiepreisgarantie ohne Steuern und Umlagen
• Laufzeit und Verlängerungsklausel — automatische Verlängerung um zwölf Monate ist Standard, aber verhandelbar
• Abschlagsrhythmus und Zahlungsweise, bei größeren Mengen auch Vorauszahlungen oder Sicherheiten
• Bonuszahlungen: Neukundenboni verzerren den Preis im ersten Jahr; rechnen Sie ohne Bonus gegen

Bei Mehrpreisen achten Sie auf Mindermengen- und Mehrmengenklauseln. Weicht der tatsächliche Verbrauch stark vom prognostizierten ab, berechnen manche Versorger einen Aufschlag. Bei Allgemeinstrom ist das selten relevant, bei Heizgas nach einem milden Winter schon.

Vergessen Sie beim Preisvergleich nicht: Was Sie einkaufen, legen Sie später auf die Mieter um. Ein sauber dokumentierter Anbietervergleich ist deshalb auch Ihr Nachweis, dass Sie wirtschaftlich eingekauft haben — Stichwort Wirtschaftlichkeitsgebot.

Schritt 5: Auftrag erteilen — und die Kündigung dem Neuen überlassen

Standard ist: Sie erteilen dem neuen Lieferanten eine Vollmacht, und der kündigt den Altvertrag und meldet die Lieferstelle beim Netzbetreiber an. Machen Sie das so. Der häufigste Fehler beim Anbieterwechsel ist die eigene Zusatzkündigung — dann kündigen zwei Parteien zu unterschiedlichen Terminen, der Altvertrag endet früher, als die neue Lieferung beginnt, und dazwischen greift die teure Ersatzversorgung.

Kündigen Sie nur dann selbst, wenn Sie bewusst in die Grundversorgung wechseln oder wenn Sie noch gar keinen neuen Lieferanten haben und eine knappe Frist reißen würden. In dem Fall: schriftlich, mit Zugangsnachweis, und mit Bestätigung des Kündigungstermins nachhalten.

Prüfen Sie vor der Auftragserteilung, ob der Vertragspartner korrekt benannt ist. Bei einer WEG ist das die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer mit vollständiger Objektanschrift, nicht Ihre Verwaltung. Ein falscher Vertragspartner ist später bei Zahlungen und in der Abrechnung ein echtes Problem.

Schritt 6: Zählerstand zum Stichtag erfassen

Zum Wechseltag braucht es einen Zählerstand. In der Regel fragt der neue Lieferant ihn ab, teilweise übernimmt der Netzbetreiber die Ablesung oder schätzt. Verlassen Sie sich nicht auf die Schätzung: Lesen Sie selbst ab, fotografieren Sie den Zähler mitsamt Zählernummer und notieren Sie das Datum.

Das Foto ist Ihr Beweismittel, wenn die Schlussrechnung des Altversorgers einen zu hohen Stand ausweist. Bei Gaszählern rechnen Sie zusätzlich mit der Umrechnung von Kubikmetern in Kilowattstunden über Zustandszahl und Brennwert — die stehen auf der Rechnung und sind eine häufige Fehlerquelle.

Bei modernen Messeinrichtungen und intelligenten Messsystemen übernimmt der Messstellenbetreiber die Ablesung. Auch dann lohnt ein Kontrollblick: Abweichungen fallen später kaum noch auf.

Schritt 7: Den Wechsel nachhalten — was typischerweise schiefgeht

Der Lieferantenwechsel ist gesetzlich geregelt und muss zügig umgesetzt werden — der Netzbetreiber hat dafür drei Wochen ab Anmeldung. In der Praxis scheitern Wechsel fast nie am Netzbetreiber, sondern an Daten. Diese Ablehnungsgründe sehen Sie am häufigsten:

• Marktlokations-ID stimmt nicht mit der Adresse überein, weil im Objekt mehrere Zähler existieren
• Der Altvertrag hat noch Laufzeit, die Kündigung greift erst später — der Wechseltermin verschiebt sich
• Offene Forderungen beim Altversorger, die den Wechsel blockieren
• Falscher Vertragspartner: Verwaltung statt Eigentümer oder WEG
• Der Zähler wurde zwischenzeitlich getauscht, die alte Zählernummer existiert nicht mehr

Setzen Sie sich zwei Wiedervorlagen: eine zwei Wochen nach Auftragserteilung, um die Bestätigung des neuen Lieferanten zu prüfen, und eine zum Wechseltag, um Zählerstand und Belieferungsbeginn abzugleichen. Ohne diese Kontrolle merken Sie einen gescheiterten Wechsel erst, wenn zwölf Monate später die Abrechnung des alten Versorgers kommt.

Schritt 8: Doku für die Betriebskostenabrechnung sichern

Ein Anbieterwechsel mitten im Abrechnungszeitraum erzeugt zwei Rechnungen für dieselbe Verbrauchsstelle: eine Schlussrechnung des Altversorgers und eine Jahresrechnung des neuen. Beide müssen in dieselbe Abrechnung, sauber getrennt und ohne Überschneidung der Zeiträume.

Legen Sie deshalb pro Zähler ab: Schlussrechnung, Zählerstandsfoto zum Wechseltag, neuen Vertrag mit Preisblatt und die erste Abschlagsaufstellung. Wenn ein Mieter Belegeinsicht verlangt, haben Sie damit alles beisammen. Und Sie halten die Abrechnungsfrist von zwölf Monaten nach § 556 Abs. 3 BGB ein, ohne am Ende auf eine fehlende Schlussrechnung warten zu müssen.

Passen Sie außerdem die Vorauszahlungen an. Sinkt der Einkaufspreis deutlich, sind die bisherigen Betriebskostenvorauszahlungen zu hoch — das führt zu unnötig großen Guthaben und Rückzahlungen. Eine Anpassung nach der nächsten Abrechnung ist sauberer als ein Vorgriff.

So machen Sie daraus eine jährliche Routine

Ein einmaliger Wechsel spart einmal Geld. Eine Routine spart jedes Jahr. Legen Sie einen festen Termin fest — etwa im September, weil viele Verträge zum Jahresende enden — und gehen Sie dann Ihre Zählerliste durch: Welcher Vertrag läuft in den nächsten sechs Monaten aus, welcher hängt in der Grundversorgung, wo gab es eine Preisanpassung?

Drei Kennzahlen reichen, um den Bestand zu steuern: Anteil der Zähler in Grundversorgung (Ziel: null), durchschnittlicher Arbeitspreis je Energieart und Zahl der Verträge ohne hinterlegtes Laufzeitende. Die dritte Zahl ist die wichtigste — was Sie nicht wissen, können Sie nicht rechtzeitig kündigen.

Und kommunizieren Sie das Ergebnis. Eigentümer und Beiräte sehen in der Abrechnung nur die Summe. Ein kurzer Vermerk, dass der Allgemeinstrom zum 1. Januar gewechselt wurde und welcher Preis jetzt gilt, erspart Ihnen die Rückfragen in der Eigentümerversammlung.

Dieser Artikel gibt eine allgemeine Orientierung zum Vorgehen beim Anbieterwechsel und ersetzt keine Rechtsberatung. Für die Beurteilung konkreter Verträge, Vollmachten und WEG-Beschlüsse wenden Sie sich an eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt.