E-Rechnung in der Hausverwaltung: Was jetzt gilt und wie Sie sie verarbeiten

Die Rechnung des Dachdeckers kommt per Mail. In der PDF steckt eine XML-Datei. Die PDF wird ausgedruckt und abgeheftet, die XML sieht niemand an. Genau da liegt der Fehler: Bei dieser Rechnung zählt die XML, die PDF ist nur die Ansicht davon. Ab dem 01.01.2027 müssen die ersten Lieferanten so abrechnen, ein Jahr später alle.

Dieser Beitrag ordnet, was für Hausverwaltungen, WEG-Verwalter und private Vermieter gilt: wer E-Rechnungen empfangen muss, wer sie ab wann ausstellen muss, welche Abrechnungen gar nicht betroffen sind und wie Sie den Eingang aufsetzen. Wer die Digitalisierung der übrigen Verwaltung noch vor sich hat, findet hier einen Einstieg, der sowieso ansteht. Stand ist der 10.11.2026, einschließlich des BMF-Schreibens vom 15.10.2026.

Was eine E-Rechnung ist und was nicht

Seit dem 01.01.2025 ist eine E-Rechnung nur noch eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sich elektronisch verarbeiten lässt (§ 14 Abs. 1 UStG). Das Format muss der europäischen Norm entsprechen, in der Praxis der EN 16931, oder zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart sein. Im zweiten Fall müssen sich alle Pflichtangaben vollständig auslesen lassen. Alles andere heißt jetzt „sonstige Rechnung“, das Blatt Papier genauso wie die PDF im Mailanhang.

• XRechnung: eine reine XML-Datei ohne lesbares Bild. Zum Ansehen brauchen Sie ein Anzeigeprogramm.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1: eine PDF mit eingebetteter XML. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht.
• Vereinbarte Formate, etwa ein bestehendes EDI-Verfahren, wenn sich daraus alle Pflichtangaben vollständig auslesen lassen.
• Keine E-Rechnung sind die PDF ohne XML, der Scan, das Foto vom Lieferschein und die Word-Datei.

Bei ZUGFeRD hat sich 2025 die Rangfolge gedreht. Weichen PDF und XML voneinander ab, gilt die XML. Prüfen Sie Betrag und Steuersatz also in den Daten und nicht nur im Bild. Eine kostenlose Ansicht stellt die Finanzverwaltung selbst bereit, den E-Rechnungsviewer unter e-rechnung.elster.de.

Empfangen müssen Sie schon seit dem 01.01.2025

Jedes inländische Unternehmen muss seit dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen können. Das BMF sieht dafür ausdrücklich keine Ausnahme vor. Unternehmer ist dabei auch, wer nur steuerfreie Umsätze hat. Das BMF nennt als Beispiel den Vermieter einer Wohnung, außerdem Kleinunternehmer und Ärzte.

Für die WEG gilt nichts anderes. Nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass erbringt die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer gegen das Hausgeld eigene Leistungen an ihre Mitglieder, zum Beispiel Wärme, Hausmeister und Instandhaltung. Diese Leistungen sind nach § 4 Nr. 13 UStG steuerfrei, aber es sind Umsätze (Abschnitt 4.13.1 UStAE). Die WEG muss E-Rechnungen also annehmen können, obwohl sie keine Umsatzsteuer abführt.

Was „empfangen können“ bedeutet, ist überschaubar. Ein E-Mail-Postfach reicht, ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen schreibt niemand vor. Sie müssen die Datei auch nicht automatisch weiterverarbeiten. Ablehnen können Sie sie allerdings nicht: Wer eine E-Rechnung nicht annimmt, hat keinen Anspruch darauf, stattdessen Papier oder eine PDF zu bekommen.

Ab wann E-Rechnungen ausgestellt werden müssen

Die Pflicht zum Ausstellen trifft den, der die Rechnung schreibt: den Handwerksbetrieb, den Versorger, den Dienstleister und Sie selbst, sobald Sie steuerpflichtige Leistungen an andere Unternehmen abrechnen. Bis die Pflicht für alle greift, laufen Übergangsfristen nach § 27 Abs. 38 UStG. Es zählt der Zeitpunkt der Leistung, nicht das Rechnungsdatum.

1. Leistungen in 2025 und 2026: Papier ist immer erlaubt, eine PDF per Mail nur mit Zustimmung des Empfängers.
2. Leistungen in 2027: Papier oder PDF nur noch, wenn der Aussteller im Vorjahr höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte. Ein bestehendes EDI-Verfahren darf unabhängig vom Umsatz bis Ende 2027 weiterlaufen.
3. Leistungen ab dem 01.01.2028: E-Rechnung für alle inländischen Umsätze zwischen Unternehmen, soweit keine Ausnahme greift.

Ab Januar 2027 schicken also größere Versorger und Dienstleister ihre Rechnungen in aller Regel als E-Rechnung, die Abrechnung für den Allgemeinstrom genauso wie die Rechnung des großen Wartungsdienstes. Kleinere Handwerksbetriebe dürfen noch ein Jahr länger Papier oder PDF nutzen.

Das gilt auch für Ihre eigene Vergütung. Die Verwaltervergütung ist in aller Regel steuerpflichtig, und die WEG oder der vermietende Eigentümer ist umsatzsteuerlich Unternehmer. Ihre Honorarrechnung fällt damit unter die Pflicht, je nach Ihrem Vorjahresumsatz für Leistungen ab 2027 oder ab 2028. Als Kleinunternehmer sind Sie davon ausgenommen.

Was nicht als E-Rechnung kommen muss

Die Pflicht zur E-Rechnung gilt nur dort, wo das Umsatzsteuergesetz überhaupt eine Rechnung verlangt. Für Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, gibt es diese Pflicht nicht (§ 14 Abs. 2 UStG). In der Verwaltung betrifft das einen großen Teil der eigenen Abrechnungen:

• Die Wohnungsmiete ist nach § 4 Nr. 12 UStG steuerfrei. Mietforderung, Vorauszahlungen und die Betriebskostenabrechnung an Wohnungsmieter brauchen kein E-Rechnungsformat.
• Hausgeld und Hausgeldabrechnung der WEG an die Eigentümer fallen unter § 4 Nr. 13 UStG und sind ebenfalls nicht betroffen.
• Rechnungen bis 250 Euro brutto dürfen immer auf Papier oder als PDF kommen (§ 33 UStDV), etwa der Kassenbon aus dem Baumarkt.
• Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern sind ebenfalls ausgenommen.
• Gebührenbescheide, die zugleich eine umsatzsteuerliche Rechnung sind, beanstandet die Finanzverwaltung als sonstige Rechnung nicht, wenn sie bis zum 30.06.2030 erlassen werden.

Anders liegt der Fall bei der Gewerbemiete, wenn der Vermieter nach § 9 UStG zur Umsatzsteuer optiert hat. Dann ist die Vermietung steuerpflichtig, und gegenüber dem gewerblichen Mieter braucht es nach den Übergangsfristen eine E-Rechnung. Beim laufenden Mietvertrag genügt eine E-Rechnung für den ersten Zeitraum, die als Dauerrechnung erkennbar ist oder den Vertrag als Anhang enthält (Abschnitt 14.1 Abs. 19 UStAE). Ändert sich eine Pflichtangabe, zum Beispiel die Miete, stellen Sie eine neue E-Rechnung aus oder berichtigen die alte.

So organisieren Sie den Rechnungseingang

Die Pflicht selbst ist mit einem Postfach erfüllt. Arbeit macht die Ordnung dahinter, vor allem wenn eine Verwaltung Rechnungen für 30 Gemeinschaften bekommt. Diese Reihenfolge hat sich bewährt:

1. Legen Sie eine feste Adresse für Rechnungen fest und teilen Sie sie allen Handwerkern, Versorgern und Dienstleistern mit. Das Postfach einer einzelnen Kollegin ist dafür ungeeignet.
2. Geben Sie jedem Objekt eine Kennung und bitten Sie Ihre Lieferanten, sie im Feld Käuferreferenz (BT-10) einzutragen. Dann steht schon in der Datei, zu welchem Haus die Rechnung gehört.
3. Prüfen Sie den Rechnungsempfänger. Bei einem Auftrag für die Gemeinschaft muss die WEG in der Rechnung stehen.
4. Lesen Sie die Daten und nicht nur das Bild. Kontrollieren Sie Betrag, Steuersatz und Leistungszeitraum in der Ansicht der XML.
5. Legen Sie das Original unverändert beim Objekt ab, also die XML-Datei und gegebenenfalls die PDF dazu.

Der Aufwand lohnt sich spätestens im Frühjahr. Wenn Sie dann die Nebenkostenabrechnung erstellen, liegen die Belege schon beim Haus und müssen nicht aus Postfächern zusammengesucht werden.

Schickt ein Lieferant nach Beginn seiner Pflicht trotzdem nur eine PDF, riskiert er nach Auffassung der Finanzverwaltung kein Bußgeld. Sie haben aber einen zivilrechtlichen Anspruch auf eine E-Rechnung. Wichtig ist das für alle, die Vorsteuer abziehen, etwa bei optierter Gewerbemiete. Für sie ist die PDF dann grundsätzlich keine ordnungsgemäße Rechnung mehr.

Aufbewahrung: 8 Jahre und im Original

Rechnungen müssen seit dem 01.01.2025 nur noch 8 Jahre aufbewahrt werden statt 10 (§ 14b Abs. 1 UStG, für Buchungsbelege § 147 Abs. 3 AO). Die kürzere Frist gilt für alle Rechnungen, deren Frist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war (§ 27 Abs. 40 UStG). Sie beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung aus 2026 dürfen Sie demnach ab dem 01.01.2035 vernichten. Bücher und Jahresabschlüsse bleiben bei 10 Jahren.

Bei der E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Ein Ausdruck reicht dafür nicht, die abgespeicherte PDF-Ansicht allein auch nicht. Liegen die Dateien außerhalb eines GoBD-konformen Systems, ist das umsatzsteuerlich allein deshalb in der Regel kein Verstoß. Für die übrigen steuerlichen Pflichten gelten die GoBD trotzdem. Verlangt ein Mieter Belegeinsicht, zeigen Sie ihm die Rechnung in der lesbaren Ansicht, statt nach einem Ausdruck zu suchen.

Checkliste bis zum 31.12.2026

• Feste Rechnungsadresse festgelegt und allen Lieferanten mitgeteilt.
• Objektkennungen für das Feld Käuferreferenz vergeben und an die Stammbetriebe verschickt.
• Anzeigeprogramm für XRechnung und ZUGFeRD im Team eingerichtet, zum Beispiel der Viewer der Finanzverwaltung.
• Ablage so eingestellt, dass die XML-Datei unverändert beim Objekt landet.
• Bei Versorgern und Dienstleistern nachgefragt, ab wann sie E-Rechnungen schicken.
• Eigene Honorarrechnungen geprüft: Vorjahresumsatz, Pflichtbeginn 2027 oder 2028, Format geklärt.
• Gewerbemieten mit Option zur Umsatzsteuer herausgesucht und die Dauerrechnungen vorgemerkt.

Dieser Beitrag gibt eine allgemeine Orientierung für die Praxis der Haus- und WEG-Verwaltung und ersetzt keine Steuerberatung. Sonderfälle wie gemischt genutzte Objekte oder Optionen zur Umsatzsteuer sollten Sie im Einzelfall prüfen lassen. Quellen: Umsatzsteuergesetz (§§ 4, 9, 14, 14b, 27), Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (§ 33) und Abgabenordnung (§ 147) in der am 10.11.2026 abgerufenen Fassung, BMF-Schreiben vom 15.10.2024, 15.10.2025 und 15.10.2026 zur obligatorischen E-Rechnung, Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Stand 19.10.2026) sowie die Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung (Stand 29.10.2026).