Briefe, Dokumente, Fristen
Dokumente hochladen, zuordnen und im Portal freigeben
Stand: 11.10.2026
In der Ablage unter Verwaltung → Dokumente liegen Verträge, Protokolle, Pläne und Rechnungen. Jedes Dokument gehört zu einem Objekt oder einer Einheit und hat eine Sichtbarkeit. Damit bestimmen Sie, wer es im Portal sieht und ob es überhaupt dort erscheint.
Ein Dokument hochladen
- Öffnen Sie Dokumente und tippen Sie auf Hochladen.
- Wählen Sie eine oder mehrere Dateien oder unter Oder einen ganzen Ordner einen Ordner. Möglich sind unter anderem PDF, Bilder, Word, Excel, E-Mails und ZIP.
- Vergeben Sie bei einer einzelnen Datei einen Titel. Bleibt das Feld leer, wird der Dateiname zum Titel.
- Wählen Sie bei Gehört zu das Objekt oder die Einheit und eine Kategorie, zum Beispiel Vertrag, Protokoll, Teilungserklärung oder Energieausweis.
- Legen Sie fest, für wen das Dokument Sichtbar ist, und schalten Sie bei Bedarf Im Portal freigeben ein.
- Bestätigen Sie mit Hochladen.
Sichtbarkeit und Freigabe
| Sichtbar für | Wer sieht es nach der Freigabe |
|---|---|
| Nur intern | Nur Sie und Ihr Team, nie im Portal |
| Eigentümer | Die Eigentümer im Objekt |
| Mieter | Die Mieter im Objekt |
| Beirat | Der Verwaltungsbeirat |
| Alle im Objekt | Eigentümer und Mieter des Objekts |
| Eine Person | Nur die ausgewählte Person |
Sichtbarkeit allein reicht nicht. Erst wenn Im Portal freigeben eingeschaltet ist, sehen Eigentümer oder Mieter das Dokument. In der Detailansicht sehen Sie unter Im Portal geöffnet, wer es wann geöffnet hat. So haben Sie eine Lesebestätigung, ohne nachfragen zu müssen.
Ein Dokument ohne Objekt sieht im Portal niemand. Lumis weist Sie in der Detailansicht darauf hin.
Viele Dateien auf einmal zuordnen
Für einen ganzen Ordner alter Unterlagen nutzen Sie Viele Dateien zuordnen. Lumis schlägt aus dem Dateinamen Objekt, Einheit oder Person vor. Passt mehr als eines, bleibt die Datei offen. Ein Hinweis Zuordnung offen führt Sie zu Zuordnung prüfen. Übernommen wird erst, wenn Sie bestätigen.
Suchen, ändern, ausblenden
- Die Suche findet Dokumente über Titel oder Dateiname. Filtern können Sie nach Objekt, Kategorie, Sichtbar für und Nur im Portal freigegebene.
- In der Detailansicht ändern Sie unter Einstellungen Titel, Kategorie, Zuordnung und Sichtbarkeit.
- Mit Dokument ausblenden verschwindet ein Dokument aus Ablage und Portal.
Ausgeblendete Dateien bleiben wegen der Aufbewahrungspflicht gespeichert. Endgültig gelöscht wird erst nach Ablauf der Löschfrist und nur mit Freigabe des Inhabers.
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