Abrechnung versenden: Nachweis, Lesehilfe, neue Vorauszahlung

Prüfen vor dem Versand

Nach Ergebnis festhalten öffnen Sie mit Weiter zu Versand und Bestätigung die Ansicht Prüfung und Versand. Der Nebenkosten-Check prüft wie ein Mieterverein: Frist, Umlagefähigkeit, Kostensprünge, Schlüssel, Vorauszahlungen, Leerstand, Heizkosten, CO2 und Mindestangaben. Rote Punkte sperren den Versand, bis Sie sie beheben oder mit einer Begründung von mindestens 20 Zeichen trotzdem senden. Die Begründung bleibt an der Abrechnung gespeichert.

Darunter steht der Mindestinhalt vor dem Versand: Zeitraum, Gesamtkosten je Kostenart, erläuterter Schlüssel, Anteil des Mieters, Abzug der Vorauszahlungen und Empfänger mit Anschrift. Fehlt einer dieser Punkte, ist die Abrechnung formell unwirksam. Lumis lässt sie dann nicht versenden.

Die Lesehilfe in jeder Einzelabrechnung

Jede Einzelabrechnung kommt als PDF mit Anschreiben. Es nennt die Nachzahlung oder das Guthaben fett und erklärt in einfachen Sätzen, wie die Abrechnung aufgebaut ist. Je Kostenart stehen Gesamtkosten, Schlüssel und Anteil, etwa „62,4 von 480 m²“. Dazu kommen Hinweise zur Heizkostenverteilung, zu nicht vereinbarten Kosten, zu den Arbeitskosten nach § 35a EStG sowie zur Belegeinsicht und zur Einwendungsfrist nach § 556 Abs. 3 BGB.

In Lumis sehen Sie dieselbe Erklärung unter Einzelabrechnungen mit einem Klick auf die Einheit, im Abschnitt So setzt sich Ihr Anteil zusammen. Dort laden Sie auch PDF mit Anschreiben, die § 35a-Bescheinigung und das Informationsblatt herunter.

Versenden und Zugang nachweisen

1. Klicken Sie auf PDFs erzeugen und ablegen. Jede Einzelabrechnung erscheint im Portal des Empfängers.
2. Klicken Sie auf Versenden und bestätigen Sie mit Jetzt versenden.
3. Per E-Mail geht die Abrechnung nur an Personen, die in die Textform per E-Mail eingewilligt haben. Alle anderen stehen auf der Druckliste. Drucken Sie diese über PDF zum Drucken.
4. Tragen Sie bei Brief, Einschreiben, Bote oder persönlicher Übergabe unter Zugegangen per die Art und das Datum ein und klicken Sie auf Zugang erfassen.

Bestätigen, buchen, Vorauszahlung anpassen

1. Gehen Sie zum Bereich Bestätigen und buchen.
2. Wählen Sie unter Fällig am, wann Nachzahlungen fällig sind. Vorgabe sind 30 Tage.
3. Prüfen Sie unter Neue Vorauszahlungen übernehmen die Vorschläge je Mieter und lassen Sie die gewünschten angehakt. Lumis schlägt nur Erhöhungen vor (§ 560 Abs. 4 BGB). Eine Senkung tragen Sie am Mietvertrag ein.
4. Wählen Sie unter Neue Vorauszahlung ab den Tag, ab dem die neuen Beträge gelten.
5. Klicken Sie auf Bestätigen und buchen.

Lumis legt Nachzahlungen und Guthaben als Forderung an und bucht sie. Ist eine Abrechnung erst nach Fristende zugegangen, entfällt die Nachforderung, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten. Dafür gibt es das Feld Verspätung nicht zu vertreten.