Buchhaltung
Kostenarten: Umlagefähigkeit, Verteilung und § 35a
Stand: 11.10.2026
Jede Rechnung, die Sie in Lumis buchen, bekommt eine Kostenart. Die Kostenart entscheidet, ob die Kosten in die Betriebskostenabrechnung wandern, nach welchem Schlüssel sie verteilt werden und ob sie in der § 35a-Bescheinigung erscheinen. Wer den Katalog einmal sauber einstellt, spart sich später die Korrekturen in der Abrechnung.
Der Startkatalog
Lumis legt für jede Verwaltung einen Startkatalog an, gegliedert nach § 2 BetrKV: von der Grundsteuer (Nr. 1) über Wasser, Heizung, Aufzug, Müll, Gebäudereinigung und Gartenpflege bis zu den sonstigen Betriebskosten (Nr. 17). Dazu kommen nicht umlagefähige Kosten wie Verwaltervergütung, Instandhaltung, Bankgebühren und Rechtskosten sowie die Zuführung zur Erhaltungsrücklage.
Sie finden den Katalog unter Sonstiges → Kostenarten. Oben können Sie nach Namen suchen und mit Umlagefähig filtern. Jede Zeile zeigt Abrechnungsgruppe, BetrKV-Nummer, die Art nach § 35a und den üblichen Verteilerschlüssel, rechts eine Pille mit umlagefähig oder nicht umlagefähig.
Die Felder einer Kostenart
| Feld | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
| Nr. nach § 2 BetrKV | Ordnet die Kostenart der Betriebskostenverordnung zu | 17 |
| § 35a EStG | Keine, Haushaltsnahe Dienstleistung oder Handwerkerleistung | Gartenpflege: haushaltsnah |
| Abrechnungsgruppe | Heizung und Warmwasser, Wasser, Sonstige umlagefähige Kosten, Nicht umlagefähig oder Rücklage | Wasser |
| Verteilung meist nach | Vorschlag für den Schlüssel in der Abrechnung | Fläche, Personen, Verbrauch, MEA |
| Auf Mieter umlagefähig | Schalter, ob die Kosten an Mieter weitergegeben werden | an |
Umlagefähig sind nur Kosten nach § 2 BetrKV, und nur dann, wenn der Mietvertrag es vorsieht. Der Schalter in Lumis ersetzt diese Prüfung nicht.
Eigene Kostenart anlegen oder ändern
- Öffnen Sie Sonstiges → Kostenarten.
- Klicken Sie auf Eigene Kostenart anlegen oder bei einer bestehenden Kostenart auf Ändern.
- Vergeben Sie einen eindeutigen Namen, etwa „Wartung Hebeanlage“.
- Tragen Sie die BetrKV-Nummer ein, wählen Sie Abrechnungsgruppe und die Art nach § 35a.
- Wählen Sie unter Verteilung meist nach den Schlüssel, den Sie für diese Kosten fast immer nehmen.
- Stellen Sie den Schalter Auf Mieter umlagefähig passend ein und klicken Sie auf Anlegen bzw. Speichern.
Anlegen und ändern dürfen Benutzer mit dem Recht zum Buchen. Alle anderen sehen den Katalog nur.
Kosten, die nicht mehr umlagefähig sind
Manche Kostenarten verlieren ihre Umlagefähigkeit zu einem Stichtag. Das bekannteste Beispiel ist das Kabelfernsehen: Seit dem 01.07.2024 dürfen die Kosten nicht mehr über die Nebenkosten abgerechnet werden. Lumis kennzeichnet solche Kostenarten mit der gelben Pille nicht mehr umlagefähig und einem Satz, seit wann das gilt. Buchungen auf diese Kostenart erscheinen dann nicht mehr als umlagefähig in der Abrechnung.
Ändern Sie eine Kostenart mitten im Abrechnungsjahr nur, wenn Sie wissen, warum. Die Einstellung wirkt auf alle Abrechnungen, die Sie danach erstellen.
Lumis ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Bei Zweifeln, ob eine Position umlagefähig ist, hilft ein Blick in den Mietvertrag oder die Rücksprache mit Ihrer Beratung.
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