Assistent freischalten, Datenexport und Auftragsverarbeitung

Auftragsverarbeitung annehmen

Bevor Sie Daten von Eigentümern und Mietern in Lumis verarbeiten, braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Bis zur Annahme sind nur die Einstellungen erreichbar.

1. Öffnen Sie als Inhaber Einstellungen → Auftragsverarbeitung.
2. Lesen Sie den Vertrag. Mit Drucken legen Sie ihn zu Ihren Unterlagen.
3. Tippen Sie auf Vertrag annehmen. Lumis speichert Zeitpunkt, Fassung, Ihren Namen und die IP-Adresse als Nachweis.

Assistent freischalten

Der Assistent ist ausgeschaltet, bis der Inhaber ihn freigibt. Für eine Antwort schickt Lumis die Frage und die dafür nötigen Daten, zum Beispiel Namen und Beträge, an den KI-Dienst Anthropic. Der Dienst arbeitet als Auftragsverarbeiter und nutzt die Daten nicht zum Training.

1. Öffnen Sie Assistent in der Seitenleiste.
2. Lesen Sie den Hinweis zur Datenübermittlung.
3. Tippen Sie als Inhaber auf KI-Funktionen freischalten.
4. Nehmen Sie den KI-Dienst in Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten auf.

Mit der Freischaltung laufen auch die anderen KI-Funktionen: Belege per Foto auslesen, Zählerfotos lesen, WEG-Abrechnungen auslesen, Spalten fremder Listen erkennen, Exposé-Texte vorschlagen und die Ersteinschätzung von Vorgängen. Der Assistent liest nur und ändert nichts. Entschieden und versendet wird nichts ohne einen Menschen. Mit KI-Funktionen ausschalten nehmen Sie die Freigabe jederzeit zurück.

Komplett-Export und Auskunft

Unter Einstellungen → Datenschutz löst der Inhaber Exporte, Auskünfte und Sperren aus.

• Komplett-Export erstellen: alle Daten Ihrer Verwaltung als ZIP, jede Tabelle als CSV-Datei und alle Dateien aus der Ablage. Sie bekommen eine Benachrichtigung, der Download-Link gilt 24 Stunden.
• Auskunft erstellen: ein ZIP mit allen Daten zu einer Person nach Art. 15 DSGVO, mit Begleitschreiben zu Zweck, Empfängern und Speicherdauer. Die Antwort ist innerhalb eines Monats fällig.
• Person sperren: Verlangt jemand die Löschung, laufen oft noch Aufbewahrungsfristen. Lumis sperrt die Person, sie verschwindet aus Listen und wird nach Ablauf der Fristen gelöscht.